Artikel Vakblad Logistiek

maandag 27 juni 2016

MULTISCAN GEEFT DOCDATA GRIP OP STAMDATA BOL.COM
artikel door Bas Dijkhuizen, Vakblad Logistiek

Handmatig meten en wegen bij registratie van stamdata is omslachtig, tijdrovend en niet altijd even nauwkeurig. Docdata vond de oplossing met een meet- en weegcomputer, die dagelijks de nieuwe producten van klant bol.com scant.

Ontbrekende of foutieve stamdata van producten, ook wel masterdata genoemd, kunnen supply chains van bedrijven danig frustreren. Onjuiste masterdata over de lengte, breedte, hoogte en het gewicht van producten kan nadelig uitpakken voor de opslagcapaciteit, het orderpickproces, keuzes in het beschikbare verpakkingsmateriaal en de uiteindelijke transportkosten.

Voor Docdata in Waalwijk is de inrichting van deze processen voor klant van het eerste uur bol. com inmiddels gesneden koek. Een uitdaging waar de e-fulfil- mentspecialist dagelijks wel voor staat, is de steeds groter wordende variatie in het alsmaar uitdijende assortiment van het online warenhuis. “We doen in Waalwijk al sinds 1999 de fulfilment- activiteiten voor bol.com. In eerste instantie ging het alleen om boeken, dvd’s en cd’s, maar de afgelopen jaren is bol.com een traject ingegaan van assortimentsverbreding met de toevoeging van de meest uiteenlopende producten, variërend van kleine elektrische consumentenproducten, speelgoed, gereedschappen tot en met diervoedingsproducten aan toe. Die verbreding zorgt voor een toename in diversiteit in afmetingen en gewicht van producten. Onze uitdaging ligt er in om vooral de registratie van de masterdata van de dagelijkse stroom van nieuwe binnenkomende producten van bol.com in ons magazijn in Waalwijk zo nauwkeurig mogelijk vast te la- ten leggen”, zegt Edwin Roovers, senior logistics engineer bij Docdata in Waalwijk.

Van bol.com krijgt de e-fulfilment dienstverlener bij nieuwe producten vooraf wel artikelinormatie aangeleverd, maar die is in de praktijk ontoereikend voor het logistieke proces van Docdata, schetst Roovers. “Dat is goed verklaarbaar, want een product heeft verschillende afmetingen: de consumentafmeting zoals bol.com die op de website zet, de leveranciersafmeting en de afmeting van het individuele product zoals deze naar de eindconsument zal gaan. Die laatste afmeting is voor ons het belangrijkste, want wij werken op item-niveau. Wat inhoudt dat wij exact de lengte, breedte en hoogte van een product willen weten. Dat kan een product zijn in een verpakking of plasticje. De informatie die ‘bol’ ons leverde, zo merkten we, was niet altijd de informatie die wij wilden hebben. Toen hebben we drie jaar geleden gezegd: wij zijn de enige die het product in handen krijgen, dus wij gaan ook de stamdata vastleggen.”

Betrouwbare registratie

Een ander aspect dat de behoefte aan een betrouwbare registratie verhoogde was volgens Roovers het omvangrijke gebied waarin wordt gewerkt. “Onze magazijn- omgeving wordt steeds groter. Complex daarbinnen is om de juiste order op de juiste verwerkingslijn te krijgen. Dat geldt voor zowel single item orders als voor orders waar meerdere producten worden besteld. Hoe meer outbound lijnen je hebt, hoe lastiger het wordt als je niet beschikt over geen of onvoldoende informatie over de afmeting en het gewicht van producten. We hebben een indicator op het item staan, waar- door we weten over welke lijn een single item order moet. Dat werkt voor een single item, maar zodra er combinaties zijn van orders, dan wordt het moeilijker. We willen dan ook van tevoren op orderniveau weten over welke lijn een product moet,en nog een stap ver- der ook van tevoren in welke doos het product moet, noodzakelijk vooral ook als je gemechaniseerd inpakt.”

Deze aspecten leidden er toe dat Roovers bij het opstellen van de businesscase voor de registratie van masterdata in contact kwam met Logistore.

Dit Tilburgse bedrijf, gespecialiseerd in het adviseren van bedrijven op het gebied van interne logistieke projecten, kwam op de proppen met de Multiscan, een volautomatische meet- en weegcomputer waarmee in een handomdraai producten met de meest uiteenlopende formaten middels een infrarood scan kunnen worden gewogen, gemeten en geregistreerd.

Generieke oplossing

Roovers zegt hierover: “In een ideale situatie kiezen we het liefst voor een generieke oplossing. In het geval van de registratie van masterdata hebben we dan het liefst alle nieuw binnengekomen items op één band, die vervolgens allemaal tegelijk worden gewogen en gemeten door een 3D- scanner. Dat is niet haalbaar en bovendien is ons proces te verspreid voor een dergelijke oplossing. Uiteindelijk was het veel pragmatischer om deze mobiele meet- en weegoplossing, waarvan we er drie hebben, aan te schaffen. Pragmatisch zijn we overigens ook in het meten en wegen van producten. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om een cd of dvd- doosje iedere keer te meten, maar alle andere nieuwe producten meten we in principe wel.”

Apparaat ‘ziet’ alles

Om met de Multiscan overweg te kunnen, heeft Docdata na aanschaf het principe van train de trainer toegepast. Edwin Roovers: “De mensen van Logistore hebben mij in eerste in- stantie getraind en daarna ben ik zelf aan slag gegaan met onze warehousemanager, die nadien de operators zelf is gaan trainen.” Vanuit die ervaringen is Docdata ook zelf aanvullende werkinstructies gaan maken. “We liepen in de praktijk tegen een aantal dingen aan die in theorie net wat anders waren voorgesteld. Zo ‘ziet’ het apparaat alles. Er hoeft maar iets als een tie-ripje uit een doosje te steken en het wordt al gemeten. Daarnaast hebben we een uitzondering moeten maken voor de breekbare producten. Je kunt namelijk niet altijd zien aan de buitenkant of een product breekbaar is. We meten dus wel de dimensies van zo’n product, maar zorgen er gelijk wel voor dat er ‘fragile’ geregistreerd wordt. Ons systeem houdt er daarna rekening mee dat dit product niet door een machine verwerkt kan worden en dus over een andere lijn moet.” Roovers ziet on- der voorwaarden ook kansen voor inzet van de Multiscan bij andere Docdata-klanten. “Dat is op dit moment niet concreet, maar het is mogelijk. Bol.com heeft natuurlijk enorme volu- mes, wat het relatief eenvoudig maakt om de businesscase rond te krijgen. Daarbij komt ook complexiteit aan outbound- verwerking en een enorme diversiteit aan producten die zij hebben. Als dat niet aan de orde is, wordt de noodzaak ook minder voor het opzetten van een businesscase.”

Honderden metingen

Volgens de logistiek engineer is er dagelijks een continue stroom aan nieuwe producten van bol. com waarin de oplossing van Multiscan goed van pas komt. “Zeker in piekperiodes meten en wegen we ettelijke honderden keren per dag met de Multiscan. Met name boeken, want daar zit een behoorlijke diversiteit in formaten in en de omloopsnelheid is ook nog eens hoog. Daarnaast doet bol.com met boeken behoorlijk veel in de longtail, dus het op voorraad leggen van een of twee boeken die zelden verkocht worden.” De meeste winst wordt met de weegoplossing gehaald bij de registratie van andere producten, benadrukt de logistiek engineer. “Een boek heeft al een bepaald kader en komt meestal wel uit bij de juiste verpakkingsmachine. Bij een SD-kaartje, een PlayStation 4 of een stofzuiger ligt dat een stuk anders.”

Zodra een nieuw product zich aandient, waarschuwt het WMS van Docdata gelijk om actie te ondernemen. De operator ontvangt een signaal en vervolgens vindt een scan plaats van het product, waarbij zowel de afmeting als het gewicht worden bepaald. “Die informatie registreren we gelijk in ons systeem. Het voordeel hiervan is dat op het moment dat we een klantorder binnenkrijgen van bijvoorbeeld drie items, we aan de hand van een Tetris-module die een bepaalde stapeling uitrekent, precies kunnen bepalen naar welke lijn deze order moet en vervolgens in welke doos de producten verpakt moeten worden.”

Dankzij het gebruik van de Multiscan komt volgens Roovers een heel hoog percentage aan orders terecht op de juiste lijn. “Dat was ook ons uiteindelijke doel. De verwerking van orders is efficiënter en we voorkomen dat er een verstorende stroom ontstaat tussen de lijnen. Daarbij komt dat de investering zich ook nog eens binnen een jaar terugverdiende.”

Reageren

Sluiten